Zmiana nazwy firmy. Poznaj praktyczne rady

• Sprawdź ceny minimalne za usługi rzecznika patentowego

Zmiana nazwy firmy wymuszona przez życie…

Do zajęcia się tym problemem zainspirowała mnie historia jednego z moich Klientów.

Była to mała firma, która od 3 lat całkiem dobrze się rozwijała. Jej właściciel już od dłuższego czasu myślał o tym, aby zastrzec jej nazwę i logo.

Formalnie robi się to poprzez rejestrację znaku towarowego w Urzędzie Patentowym.

Kiedy szukał informacji na ten temat w internecie, trafił na ten blog, a później poprosił mnie o pomoc z wszelkimi formalnościami. Przed samym zgłoszeniem zrobiłem dla niego analizę prawną marki.

Polega ona na sprawdzeniu, czy nie ma jakichś przeszkód do rejestracji.

I niestety ku przerażeniu mojego Klienta okazało się, że w Polsce istnieje już konkurencyjna firma o identycznej nazwie. Co więcej, od ponad pięciu lat ma już zarejestrowany swój znak towarowy. Co prawda logo klienta miało zupełnie inną grafikę, ale już w reklamie radiowej znaki były nie do odróżnienia.

Wnioski z mojej analizy były jasne. Klienta czeka przymusowa zmiana nazwy firmy. W dotychczasowym kształcie nazwa ta narusza cudze prawa.

I lepiej, aby rebranding zrobił zanim jego konkurent dowie się o naruszeniu.

Kiedy tłumaczyłem mu jak formalnie wygląda zmiana nazwy firmy, pomyślałem że temat może zainteresować czytelników mojego bloga. No i masz właśnie przed sobą efekt mojej pracy 🙂

Czy można ukraść nazwę firmy? Podcast

Nie ma obowiązku rejestrowania znaku towarowego. Możesz prowadzić firmę latami i nie czuć takiej potrzeby. Problem pojawia się wtedy, kiedy nazwę pod którą działasz zarejestruje na siebie Twój konkurent. Formalnie uzyskuje on wtedy wyłączne prawo posługiwania się takim określeniem. O tym co wtedy robić mówiłem w moim podcaście:

>> Pobierz odcinek | Zobacz wszystkie odcinki
>> Odsłuchaj na: Apple Podcast | Spotify | Google Podcast | YouTube

Dlaczego przedsiębiorcy zmieniają nazwy swoich firm?

Zauważyłem, że przedsiębiorcy dość bezrefleksyjnie wybierają nazwy dla swoich firm. Tutaj sytuacja mojego Klienta nie była beznadziejna, bo o kolizji dowiedział się od swojego rzecznika patentowego. Zdarza się jednak tak, że o fakcie złamania prawa przedsiębiorca dowiaduje się z pisma od kancelarii prawnej.

Tylko, że wtedy ma już najczęściej nóż na gardle. Kancelaria żąda, aby zmiana nazwy firmy nastąpiła w przeciągu 14 dni. Inaczej grozi przedsiębiorcy proces i wysokie odszkodowanie.

Moja rada jest taka, abyś przed wyborem nowej nazwy skonsultował się z rzecznikiem patentowym. Pamiętaj, że niektóre nazwy są słabe od strony prawnej.

Przykładowo, w ogóle unikałbym nazw opisowych. Tego typu nazwy należą do grupy określeń wolnych i każdy może się nimi posługiwać. Również Twoja konkurencja!

Nazwa rowery24.pl jest dobra od strony marketingowej, ale prawo nie pozwoli Ci na jej monopolizację.
 
Przedsiębiorcy decydują się na rebranding również z własnej nieprzymuszonej woli.

Czasami z biegiem lat zmieniają branżę w której działają. Stara nazwa bardziej im szkodzi, niż pomaga. Przykładowo, wiele lat w branży budowlanej działała spółka CEMENTOBUD. Nazwa jak najbardziej logiczna. Spółka zmieniła jednak profil działalności na… usługi piekarnicze :). Stara nazwa z pewnością budziła konsternację u klientów. Dziś widzę, że spółka o takiej nazwie nie istnieje. Być może więc właściciele dokonali jej zmiany.

Czym jest nazwa firmy w świetle prawa?

Skoro mam mówić jak technicznie wygląda zmiana nazwy firmy, to wytłumaczę Ci najpierw co to pojęcie oznacza.

Potocznie, firma, to przedsiębiorstwo handlowe lub usługowe. O osobie, która prowadzi działalność gospodarczą lub np. spółkę jawną mówi się, że posiada firmę.

FIRMA = PRZEDSIĘBIORSTWO

Tylko, że firma w znaczeniu prawnym to oznaczenie przedsiębiorcy, pod którym występuje on jako podmiot stosunków prawnych. Upraszczając, firma to nazwa, pod którą przedsiębiorca działa na rynku.

FIRMA = NAZWA PRZEDSIĘBIORCY

Każdy przedsiębiorca musi działać pod jakąś firmą!

Zasady jej konstruowania są różne.

Przykładowo, jeżeli chcesz prowadzić działalność gospodarczą, to firma (czyli jej nazwa) musi zawierać przynajmniej Twoje imię i nazwisko. Jeżeli zakładasz spółkę, to w firmie musi się znaleźć informacja o jej formie prawnej. Przykładowo spółka jawna lub z o.o.

Dobra informacja jest taka, że zmiana nazwy firmy jest do zrobienia w każdym momencie. To, jakie kroki musisz poczynić aby to zrobić, zależy od tego w jakiej formie prawnej obecnie działasz.

Zmiana nazwy firmy dla działalności gospodarczej

W Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej wpisowi podlega:

• jednoosobowa działalność gospodarcza oraz
• spółka cywilna.

W przypadku spółki cywilnej każdy przedsiębiorca składa osobno zarówno wniosek o wpis, jak i o zmianę nazwy firmy. Zmiany wpisu należy dokonać w terminie 7 dni od dnia zmiany danych. Przykładowo, może to być zmiana adresu siedziby czy właśnie zmiana nazwy firmy. Dokonuje się tego poprzez złożenie wniosku o zmianę wpisu.

Zmianę nazwy firmy we wpisie możesz dokonać na kilka sposobów:

• Możesz zrobić to osobiście w urzędzie gminy lub miasta.

• Możesz to zrobić nie wychodząc z domu, czyli on-line. Tutaj pamiętaj jednak, że konieczne jest posiadanie podpisu elektronicznego.

• Kolejną opcją jest wysłanie wniosku pocztą. Pamiętaj tylko, że taki wniosek powinien być opatrzony Twoim podpisem, którego własnoręczność poświadczona będzie przez notariusza. Pamiętaj również, że formalności związane z założeniem działalności gospodarczej czy spółki możesz zlecić swojemu pełnomocnikowi. Podobnie jest przy dokonywaniu zmian w rejestrze.

Uważaj na pisma od naciągaczy!

Pamiętaj, że dokonanie wpisu do CEIDG jak i zmiana nazwy firmy jest bezpłatna!

To ważne, bo prawdziwą plagą są różnej maści prywatne rejestry. Każda osoba, która założy działalność gospodarczą momentalnie dostaje od nich listy. Są one stylizowane na pisma urzędowe i w każdym jest żądanie zapłaty za dokonanie wpisu.

Dokładnie z tym samym problemem borykają się osoby rejestrujące swoje znaki towarowe. Po dokonaniu zgłoszenia spodziewają się pisma z informacją o opłacie urzędowej. Zanim jednak przyjdzie do nich pismo z Urzędu Patentowego, dostają list od oszustów. Jest tam żądanie zapłaty za umieszczenie znaku w ich rejestrze.

Jeżeli zapłacisz, to zasilisz konto prywatnej firmy.

^{Dalsza część artykułu pod formularzem.}

Zmiana nazwy firmy dla spółki jawnej

Jeżeli chcesz założyć spółkę prawa handlowego, to dokonuje się tego we właściwym dla Ciebie Sądzie Rejonowym w Wydziale Gospodarczym Krajowego Rejestru Sądowego. Jest to tzw. sąd rejestrowy.

Informacje o zarejestrowanej spółce pojawią się w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Wpisowi do KRS-u podlega:

• spółka jawna;
• partnerska;
• komandytowa;
• komandytowo-akcyjna;
• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oraz
• spółka akcyjna.

Zmiana firmy spółki (czyli jej nazwy) wymaga więcej formalności niż przy działalności gospodarczej. Zresztą zmiany w rejestrze będą konieczne przykładowo w sytuacji zmiany przedmiotu działalności spółki lub jej siedziby.

W przypadku spółki jawnej wszyscy wspólnicy, no chyba, że w umowie postanowiono inaczej, powinni podjąć uchwałę o zmianie umowy spółki i sporządzić tekst jednolity tak zmienionej umowy spółki. Co ważne, zmiana umowy spółki musi nastąpić w tej samej formie co pierwotna umowa.

Czyli jeśli np. umowa spółki została zawarta w formie aktu notarialnego, to w tej samej formie dokonuje się jej zmiany.

Następnie, w terminie 7 dni od momentu podjęcia uchwały, należy złożyć specjalny wniosek do wydziału gospodarczego właściwego sądu rejestrowego.

Do wniosku należy załączyć kolejno:

• uchwałę wspólników;

• tekst jednolity zmienionej umowy spółki;

• dowody uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym;

• inne dokumenty, w zależności od dokonanych zmian (np. w przypadku zmiany składu osób upoważnionych do reprezentacji spółki, co do zasady do wniosku należy dodatkowo dołączyć zgodę tych osób na ich powołanie).

Zmiana nazwy firmy dla spółki partnerskiej, komandytowej i komandytowo-akcyjnej

Na tych samych zasadach co w sp. j. dokonuje się zmiany nazwy spółki partnerskiej i komandytowej. Z tym, że uchwałę w tej pierwszej podejmują partnerzy a w drugiej wspólnicy, czyli komplementariusze i komandytariusze.

Przy spółce komandytowo-akcyjnej konieczna jest uchwała walnego zgromadzenia zmieniająca statut. W pozostałej części wszystko wygląda podobnie jak w omawianej już spółce jawnej.

Zasada „jednego okienka”

Obecnie obowiązuje zasada „jednego okienka”.

Jeśli jakieś informacje w KRS ulegną zmianie, organy takie jak ZUS czy Urząd Skarbowy z „automatu” się o tym dowiadują. Dzięki temu, bez aktywności z Twojej strony, instytucje te aktualizują swoje dane w oparciu o aktualny KRS.

Inaczej sprawa wygląda z danymi uzupełniającymi, które są informacjami nieobjętymi wpisem do KRS-u. Zmianę tych danych podatnicy muszą w tych urzędach zgłaszać samodzielnie.

Zmiana nazwy firmy dla spółki z o.o.

W przypadku spółki z o.o. zgromadzenie wspólników podejmuje uchwałę, która musi być zawarta w protokole sporządzonym przez notariusza. Zatem dokonanie zmiany w zapisach umowy spółki wymaga zwołania zgromadzenia wspólników.

O planowanym zdarzeniu wspólnicy powinni być poinformowani listownie co najmniej na dwa tygodnie przed zgromadzeniem.

Uchwały o zmianie umowy spółki zapadają co do zasady większością 2/3 głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Następnie zarząd składa do odpowiedniego sądu wypełniony wniosek wraz z załącznikami, które omówiłem przy okazji spółki jawnej.

Zmiana nazwy firmy dla spółki akcyjnej

No i na koniec mamy spółkę akcyjną, dla której procedura wygląda podobnie jak w przypadku spółki z.o.o. Tutaj jednak walne zgromadzenie podejmuje uchwałę o zmianie statutu.

Poniżej, w tabelce znajdziesz sygnaturę wniosków potrzebnych do zmiany nazwy firmy.

Oczywiście również tutaj musisz uważać na naciągaczy, którzy będą wzywali spółkę do opłaty za publikację informacji o spółce w ich rejestrach. Pretekstem do tego będzie chociażby zmiana nazwy firmy. Może to trywialne stwierdzenie, ale powinieneś dokładnie czytać pisma, które otrzymujesz. W razie wątpliwości skontaktuj się ze swoim pełnomocnikiem.

Czy sąd rejestrowy weryfikuje nazwę firmy?

Pamiętaj, że sąd jedynie w ograniczonym zakresie sprawdza czy firma, pod którą chce działać spółka nie narusza cudzych praw. Do rejestru może być wpisana spółka o identycznej firmie, jak spółka już istniejąca.

To, czy ich potencjalni klienci mogą być wprowadzeni w błąd ocenia się m.in. na podstawie terytorium ich działalności.

Jeżeli więc jedna spółka działa w Gdańsku, a druga chce działać w Krakowie, to ryzyko pomyłki może być niewielkie.

Koniec końców wszystko zależy od tego, jak restrykcyjnie podejdzie do tego sąd.

Ciekawostka:

Jest dużo spółek, które powstały przed wprowadzeniem KRS-u (2001 rok).

No i przez to, że kiedyś rejestry były w konkretnych sądach, to i nazwy spółek były weryfikowane najwyżej w obrębie danego sądu. W konsekwencji spółek o tych samych firmach namnożyło się w Polsce sporo i nikt tego nie kontrolował.

Teraz, tak jak pisałem, w pewnym stopniu jest to weryfikowane. Nie słyszałem jednak o przypadku sprawdzania przez sąd tego czy firma, pod którą chce działać spółka, nie narusza cudzego znaku towarowego. Ten obowiązek spoczywa na Tobie.

Dlaczego warto zastrzec nazwę firmy jako znak towarowy?

O tym dlaczego warto zastrzec znak towarowy opowiadam w moim podcaście.

Jeżeli nie wiesz, podcast to audycja dźwiękowa, którą możesz odsłuchać np. na telefonie. To idealne rozwiązanie dla osób, które cierpią na deficyt czasu. Podcastu możesz posłuchać w samochodzie, na spacerze czy w w trakcie domowych porządków.

>> Pobierz odcinek | Zobacz wszystkie odcinki
>> Odsłuchaj na: Apple Podcast | Spotify | Google Podcast | YouTube

Zobacz również:

• Dofinansowanie na zgłoszenie znaku towarowego w 2023 r.
• Allegro usunęło moją ofertę. Co mogę zrobić?
• Jak zastrzec domenę internetową w Urzędzie Patentowym?
• Opisowa nazwa firmy. Najczęstszy powód odmowy rejestracji
• Jakie są opłaty za zastrzeżenie znaku towarowego?
• Jak zgłosić konto na Facebooku, które narusza znak towarowy?
• Czy 30% różnic pozwala obejść plagiat?
• Co daje rejestracja marki na Amazon? Korzyści o których nie wiedziałeś