Jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka z o.o.? Co lepiej wybrać?

• Zobacz ceny minimalne za usługi rzecznika patentowego

Jakie są rodzaje działalności gospodarczej?

W polskim systemie prawnym w zależności od potrzeb do wyboru jest cały wachlarz form prawnych dla prowadzenia działalności gospodarczej. Przykładowo jest to:

• indywidualna działalność gospodarcza (popularnie „firma jednoosobowa”),

• spółki osobowe: jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna,

• spółki kapitałowe: spółka z o.o., spółka akcyjna,

• Niebawem od 1.03.2021 r. dostępna będzie również prosta spółka akcyjna, która jest formą prawną szczególnie dogodną dla startup-ów, z uwagi na możliwość zewnętrznego finansowania innowacyjnych pomysłów.

Dopełnia to wyliczenie spółka cywilna, która jednakże nie jest odrębnym bytem prawnym, lecz jedynie umową pomiędzy wspólnikami. W dzisiejszym wpisie skupiam się na omówieniu różnice pomiędzy jednoosobową działalnością gospodarczą a spółką z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka z o.o.?

Firma jednoosobowa (indywidualna działalność gospodarcza) oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością są formami działalności cieszącymi się obecnie w Polsce największym zainteresowaniem. Warto zatem przyjrzeć się im trochę bliżej. Możliwe, że jedna z tych form będzie dokładnie odpowiadała Twoim potrzebom. Każda ma jednak swoje plusy i minusy, które opisuję poniżej.

Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej

Jeżeli zdecydujesz się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, musisz dokonać wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w skrócie „CEIDG”. Wymaga to najmniej formalności i jest darmowe.

Niestety nowo zarejestrowane firmy często otrzymują listy, z których rzekomo wynika obowiązek dokonania zapłaty za taki wpis. W praktyce to próba oszustwa. Nadawcami listów są podmioty, które usiłują wyłudzać opłaty od nieuważnych przedsiębiorców.

Dokładnie z tym samym procederem stykają się osoby, które zgłosiły znak towarowy w Urzędzie Patentowym. Naciągacze podszywając się pod urząd, wysyłają fałszywe decyzje o przyznaniu ochrony, wskazując tam swoje numery kont. Kto się pomyli i zrobi przelew – straci swoje pieniądze.

Formalności przy zakładaniu działalności gospodarczej

Aby założyć jednoosobową działalność gospodarczą, musisz wypełnić formularz, a potem złożyć go w urzędzie gminy (miasta). Możesz również wypełnić wniosek on-line. W takim wypadku będziesz musiał udać się do urzędu gminy w ciągu 7 dni w celu wykazania swojej tożsamości (uwierzytelnienia złożonego wniosku).

Taki wniosek uwierzytelnić można:

• za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (który jest odpłatny);
• profilu zaufanego ePUAP (jego założenie jest bezpłatne i możesz to zrobić tutaj);
• e-dowodu (dowodu osobistego z warstwą elektroniczną).

Opłaty za założenie spółki z o.o.

Założenie spółki z o.o. wiąże się z pewnymi kosztami. Wynika to z tego, że umowę spółki musi sporządzić notariusz w formie aktu notarialnego. Za swoją pracę notariusz pobierze honorarium. Taksa notarialna uzależniona jest od wartości dokonywanej czynności. W przypadku spółek będzie to wysokość kapitału zakładowego, czyli kwota wkładu, jaki wspólnicy chcą wnieść do spółki.

Wkład wspólnika to majątek przekazywany przez niego na rzecz spółki, aby spółka posiadała swój własny majątek. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych minimalna wysokość kapitału zakładowego w spółce z o.o. wynosi 5.000 zł. Przy takiej wysokości taksa notarialna powinna wynieść około 200 zł.

Do kosztów musisz doliczyć również wypisy umowy. Jeden wypis składany będzie w sądzie rejestrowym, więc zazwyczaj pobiera się po jednym wypisie dla każdego wspólnika oraz jeden dodatkowy wypis do sądu.

Następnie spółkę musisz zarejestrować w Krajowym Rejestrze Sądowym, co oznacza opłaty w wysokości 600 zł. 500 zł za wpis spółki do rejestru oraz 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Opłaty te wnosisz przed złożeniem wniosku na rachunek bankowy właściwego sądu rejestrowego.

Co istotne rejestracja spółki z o.o. w KRS nie wiąże się z żadnymi innymi opłatami jak powyższe. Wspominam o tym dlatego, że podobnie jak przy jednoosobowej działalności gospodarczej tak i tu będziesz na celowniku naciągaczy. Przyjdą do Ciebie pisma z informacją o tym, że musisz uiścić opłaty za rejestrację spółki. Zignoruj je.

Założenie spółki z o.o. przez internet

Taka opcja istnieje od 2012 roku. Robi się to za pomocą Systemu S24.

Aby podpisać umowę spółki przez Internet każdy ze wspólników, musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP/ e-dowód. Zakładanie spółki przez Internet jest tańsze niż robienie tego w sposób stacjonarny, bo odpada koszt notariusza. Niższe są również opłaty za rejestrację spółki. Odpowiednio 250 zł za wpis spółki do rejestru oraz 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Żeby jednak nie było zbyt różowo, takie rozwiązanie ma również pewne ograniczenia. Chodzi o to, że taką spółę możesz założyć wyłącznie w oparciu o wzorce umowne regulowane rozporządzeniem. Nie ma tutaj zatem zupełnej dowolności w kształtowaniu treści umowy spółki na etapie jej zakładania. W takich wzorcach uregulowane zostały wyłącznie najważniejsze i podstawowe kwestie.

Jeśli wspólnicy chcą uregulować w umowie dodatkowe sprawy, to po zarejestrowaniu spółki z o.o. przez Internet trzeba będzie udać się do notariusza, aby dokonać zmian w umowie. Pomimo tego drobnego mankamentu przedsiębiorcy i tak bardzo często decydują się na złożenie spółki przez Internet.

Co zyskujesz zakładając spółkę z o.o. przez internet?

Czas! Ten sposób założenia spółki z o.o. jest zdecydowanie szybszy od tradycyjnego. A jak wiadomo, obecnie czas odgrywa dla przedsiębiorców kluczową rolę. Wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego spółki założonej przez Internet musi być rozpoznany w terminie jednego dnia od daty jego wpływu. Oznacza to w praktyce, że jeśli wniosek o wpis został złożony prawidłowo, to spółka będzie wpisana do KRS następnego dnia roboczego po złożeniu wniosku.

Na wpis do KRS spółki, którą zakładamy przed notariuszem, poczekamy parę miesięcy. Wszystko zależy od aktualnej ilości spraw w sądzie rejestrowym. Przedsiębiorcy, którzy nie mogą sobie pozwolić na tak długi czas oczekiwania, wybierają drogę on-line.

Odpowiedzialność przedsiębiorcy za zobowiązania

Jednoosobowa działalność gospodarcza

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej podmiotem występującym w obrocie gospodarczym (podmiotem praw i obowiązków) jest osoba fizyczna, która prowadzi działalność. Osoba ta odpowiada całym swoim majątkiem osobistym za zobowiązania prowadzonej działalności.

To niewątpliwie największa wada tej formy prowadzenia działalności. Jeśli bowiem przedsiębiorca nie ureguluje należnych zobowiązań, jego wierzyciele będą mogli zaspokoić się z należącego do niego mieszkania, samochodu czy też innego majątku. I to nawet jeśli nie służył on do prowadzenia firmy.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

W przypadku spółki z o.o. następuje utworzenie osoby prawnej. Zatem to spółka jest podmiotem praw i obowiązków. To ona odpowiada za zobowiązania własnym majątkiem, a odpowiedzialność każdego ze wspólników spółki ogranicza się do kwoty, jaką każdy z nich zobowiązał się wpłacić na rzecz spółki jako kapitał zakładowy. Stąd właśnie geneza nazwy “z ograniczoną odpowiedzialnością”.

Innymi słowy, jeśli wspólnik opłacił w całości zadeklarowany wkład na rzecz spółki, to nie będzie ponosił odpowiedzialności za jej zobowiązani.

W spółce z o.o. ryzyko gospodarcze wspólnika polega wyłącznie na tym, że w najgorszym wypadku (bankructwo spółki) nie otrzyma on zwrotu środków, które przekazał spółce jako wkład na kapitał zakładowy. Natomiast ewentualną odpowiedzialność za zobowiązania spółki mogą ponosić członkowie zarządu po spełnieniu przesłanek określonych w art. 299 K.s.h.

Zobacz również:

• Śmierć właściciela firmy a prawa do marki.
• Jak zastrzec znak towarowy? 7 etapów procedury

Składki na ZUS i ubezpieczenie zdrowotne

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Osoba prowadząca taką działalność zobowiązana jest do opłacania składek ZUS (emerytalnej i rentowej) i składki na ubezpieczenie zdrowotne, chyba że jest jednocześnie zatrudniona na umowę o pracę lub posiada inny tytuł ubezpieczenia. Obecnie osoba rozpoczynająca prowadzenie działalności może liczyć na szereg ulg w postaci preferencyjnych składek lub nawet zwolnienia z obowiązku ich płacenia przez pewien czas.

Spółka z o.o.

Przy spółce z o.o obowiązek opłacania składek ZUS i składki na ubezpieczanie zdrowotne występuje w wypadku tzw. spółki jednoosobowej (posiadającej wyłącznie jednego wspólnika¹). W takim wypadku jednak nie można liczyć na preferencyjne składki. Natomiast jeśli spółka posiada więcej niż jednego wspólnika, można uniknąć obowiązku płacenia składek ZUS przez wspólników.

Opodatkowanie

Jednoosobowa działalność gospodarcza

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej podatnikiem jest osoba prowadząca działalność. W tej formie istnieje możliwość wyboru następujących form opodatkowania:

1. na zasadach ogólnych (skala podatkowa 17% – do 85.528 zł i 32% po przekroczeniu tego progu podatkowego oraz w przypadku przekroczenia 1 mln zł podstawy opodatkowania dodatkowo 4% od tej kwoty),
2. na zasadach podatku liniowego (19%),
3. w szczególnych przypadkach na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych albo karty podatkowej.

Spółka z o.o.

Taka spółka jest obciążona podatkiem dochodowym od osób prawnych w wysokości 19% od osiągniętego zysku brutto. Jednakże możliwe są też inne stawki. W przypadku tzw. małego podatnika stawka podatku wynosi 9%. Dotyczy to podmiotów, u których wartość przychodu ze sprzedaży wraz z kwotą należnego podatku VAT nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartości w złotych 1,2 mln euro.

Jeszcze niższa stawka podatku – wynosząca zaledwie 5% może zostać zastosowana dla dochodów z niektórych praw własności intelektualnej (np. prawa ochronnego na wzór użytkowy czy patentu), pod warunkiem, że zostało ono wytworzone w ramach działalności badawczo-rozwojowej.

Warto podkreślić, że spółka z o.o. obciążona jest tzw. podwójnym opodatkowaniem, tzn, spółka podlega podatkowi od osób prawnych, jednakże aby wypłacić zysk wypracowany przez spółkę (tzw. dywidendę) wspólnicy muszą zapłacić podatek dochodowy od tego zysku.

Zatem w przypadku spółki z o.o. dochód:

• najpierw podlega podatkowi dochodowemu od osób prawnych (tzw. CIT) od całego dochodu wypracowanego przez spółkę,
• a następnie podatkowi dochodowemu od osób fizycznych (tzw. PIT) z uwagi na dywidendę wypłaconą wspólnikom.

W celu obejścia podwójnego opodatkowania (to legalna optymalizacja podatkowa), bardzo często powołuje się spółkę z o.o., a następnie spółkę komandytową, w której komplementariuszem (wspólnikiem odpowiedzialnym za zobowiązania bez ograniczeń) jest spółka z o.o. Natomiast komandytariuszami są osoby fizyczne (wspólnicy spółki z o.o.). Dzięki takiemu rozwiązaniu unika się podwójnego opodatkowania zysku oraz ogranicza się odpowiedzialność materialną osób będących wspólnikami (komandytariuszami).

Oczywiście nie jest to jedyny sposób optymalizacji podatkowej w spółce z o.o. Zamiast powoływać spółkę komandytową wspólnicy spółki z o.o. mogą np. wynająć spółce lokal pod siedzibę. W przypadku najmu możliwy jest wybór ryczałtowego rozliczenia, które wynosi do 100.000 zł przychodu – 8,5%, a powyżej tej kwoty 12,5%. Zatem jeśli spółka z o.o. jest małym podatnikiem, zapłacony łącznie podatek wyniesie 17,5% albo 21,5% (9% CIT i 8,5% albo 12,5% podatku od najmu).

Zobacz również: Upadłość firmy – co należy wiedzieć kiedy wpadniesz w problemy.

Księgowość

Jednoosobowa działalność gospodarcza

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej podstawą prowadzenia księgowości będzie księga przychodów i rozchodów. Chyba że dochód w roku podatkowym przekracza 2 mln euro.

Spółka z o.o.

Księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzona jest w formie ksiąg rachunkowych (tzw. pełna księgowość), która narzuca znacznie więcej wymagań na przedsiębiorcę. Takie wymagania powodują konieczność posiadania wiedzy z zakresu księgowości. W praktyce zatem przedsiębiorcy nie chcąc zajmować się takimi sprawami, zatrudniają księgowych. Ewentualnie zawierają umowy z biurami rachunkowymi, powierzając im prowadzenie pełnej księgowości spółki.

Ponadto, spółki z o.o. podlegają obowiązkowi sporządzania sprawozdań finansowych, które corocznie składane są w KRS. To również wiąże się z kosztami ich sporządzenia i złożenia.

Jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka z o.o. Co bardziej się opłaca?

Na tak zadane pytanie niestety nie ma jednoznacznej odpowiedzi. W praktyce każdy może mieć inne potrzeby, które zaspokoi tylko jedna forma działalności gospodarczej. Zawsze zatem polecam klientom, by zastanowili się nad ewentualnym ryzykiem gospodarczym, jakie może wystąpić w prowadzonym biznesie oraz planowaną skalą biznesu. Najlepiej będzie to zobrazować na poniższych przykładach.

Przykład pierwszy:

Osoba, zamierzająca samodzielnie prowadzić zakład fryzjerski lub stragan z owocami na bazarze. Taka osoba raczej nie będzie potrzebować założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, ponieważ ryzyko gospodarcze przy tej działalności jest stosunkowo niewielkie. Jednocześnie formalności i koszty związane z założeniem i prowadzeniem spółki z o.o. będą stanowić dla takiej osoby znaczne obciążenie.

Przykład drugi:

Osoba zamierzająca prowadzić klub sportowy. Tutaj biznes prowadzony będzie na większą skalę, ponieważ wymaga chociażby wynajęcia lokalu i zainwestowania kilkadziesiąt tys. zł w przystosowanie go do treningów. W takim wypadku spółka z o.o. będzie oferowała niewątpliwe zalety jak choćby ograniczenie odpowiedzialności za zobowiązania związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Szczególnie dobrze to widać w trakcie pandemii koronowirusa, kiedy kluby sportowe z dnia na dzień nie mogły działać.

Zatem właśnie z uwagi na takie nieprzewidziane sytuacje prowadzenie biznesu w ramach spółki kapitałowej jest bardziej bezpieczne. Szacuje się, że obecnie większość przedsiębiorców zdecyduje się właśnie na prowadzenie biznesu w formie spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej. Jeśli już prowadzisz firmę, jest również przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w jedną z wymienionych spółek.

---

1. Za spółki posiadające jednego wspólnika uznaje się również spółki, w których co prawda jest inny wspólnik, jednakże udział drugiego wspólnika ma charakter iluzoryczny, np. wspólnik posiada wyłącznie 1 udział kiedy drugi wspólnik ma ich aż 99 – występuje tu zatem znaczna dysproporcja w ilości udziałów, która przez ograny uznawana jest za próbę obejścia przepisów.

Zobacz również:

• Co daje rejestracja marki na Amazonie?
• Jak dołączyć do programu WOP od Allegro?
• Jak zastrzec prawa autorskie do logo firmy?
• Opisowa nazwa firmy. Najczęstszy powód odmowy rejestracji.
• Kradzież nazwy firmy poprzez rejestrację w Urzędzie Patentowym
• Koszt rejestracji znaku towarowego
• Jakie są rodzaje znaków towarowych?
• Co należy wiedzieć o prawnej ochronie wzorów przemysłowych?